A automatização do processo de conciliação de dados para cumprimento de Compliance e SOX

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A automatização do processo de conciliação de dados para cumprimento de Compliance e SOX

Automatização da conciliação e do fechamento para o cumprimento da SOX

Automatização da conciliação e do fechamento para o cumprimento da SOX

Por Lizandra de Faria e Souza

A Lei Sarbanes Oxley (SOX), sancionada em 2002 pelo Congresso dos Estados Unidos após uma série de escândalos financeiros, foi criada para proteger investidores e demais stakeholders dos erros das escriturações contábeis e práticas fraudulentas. Neste artigo, você verá que novas soluções para automatização da conciliação e do fechamento financeiro permitem às empresas o cumprimento da SOX e a adequação às demais normas internacionais. Confira:

Diariamente, os diferentes departamentos de uma empresa precisam lidar com uma enorme quantidade de dados e transformar esses dados em informação confiável e segura para a gestão do negócio.  Infelizmente, a grande maioria das empresas ainda utiliza planilhas manuais e fontes não estruturadas, responsáveis por grande parte dessa informação consumida durante o fechamento do balanço. Isso significa um grande risco à operação, já que se trata de uma fonte frágil e suscetível a erros.

Para agravar ainda mais esse cenário, nos deparamos com informações comprobatórias espalhadas em diretórios da rede e que, ao lado dos documentos físicos, demandam tempo para a elaboração, análise e reconciliação dos dados extraídos. O resultado é um alto custo de retrabalho, com funcionários dedicados a demonstrar a compatibilidade dos números obtidos ao invés de tratar somente as divergências, que poderiam ser facilmente apontadas em um sistema automatizado.

Novas soluções para automatização surgiram exatamente para garantir que os dados lançados no sistema percorram um caminho de aprovação – da base ao último nível de revisão – sem que a informação se perca. Essa é uma forma de avalizar que todo o processo foi verificado e permitir que a conta seja certificada com segurança. Além, claro, de fidelizar os números obtidos na reconciliação.

Dessa forma, a gestão financeira da empresa e a assinatura do balanço se tornam mais fáceis, mais ágeis, acessíveis e seguras, em conformidade com as regras de compliance, possibilitando uma análise de riscos mais criteriosa, com base em números pré-aprovados, processos e procedimentos normatizados.

Veja também: Revolução digital do Fisco exige adaptações das empresas no País

A relação entre a automatização dos dados financeiros e o cumprimento da SOX

A Lei Sarbanes Oxley (SOX) foi sancionada em 2002 pelo Congresso dos Estados Unidos, após uma série de escândalos financeiros, para proteger investidores e demais stakeholders dos erros das escriturações contábeis e práticas fraudulentas. Para a SOX, não basta a precisão das demonstrações contábeis. É preciso a suficiência de documentação e todos os processos e procedimentos adotados para a produção daquele resultado obtido. Ou seja, é preciso comprovar aquilo que está sendo apresentado. Por isso, as soluções de automatização para conciliação passam a ser fundamentais no atendimento à SOX.

Portanto, somente a conciliação automatizada é incapaz de garantir o cumprimento da SOX. É preciso também levar em conta outros aspectos, como:

  • Normas, relatórios financeiros e demonstrações financeiras claras e definidas, a fim de apontar a base em que foi considerada a conciliação dos dados;
  • Dados indeléveis no sistema que permitam o rastreamento do processo de trato da divergência à solução para a certificação da conta;
  • Preparação da conta, análise, aprovação e revisão da conta antes da certificação;
  • Permitir anexar novos documentos, a fim de exaurir as divergências, obedecendo todo o procedimento de aprovação em níveis (aprovação e revisão);
  • Permitir a criação e o monitoramento de contas-chave;
  • Permitir acesso aos auditores internos e externos;
  • Permitir que a informação financeira seja atualizada em tempo real para a tomada de decisão estratégica ou impressão de um relatório fidedigno.

O caminho até a SOX

Conclusão, as diferentes soluções para automatização da conciliação contábil caminham juntas para garantir o cumprimento das normas SOX. A adoção dessas soluções permite lastrear informações, dados, documentos, divergências apontadas e tratadas até que a conta possa ser certificada sem pendências, além de visualizar cada etapa de tratamento da divergência de cada conta apontada na reconciliação. Hoje, contar com novas tecnologias é a melhor forma de assegurar que as operações financeiras da empresa estejam expostas ao menor grau possível de risco e que os números apresentados no balanço sejam de fato verdadeiros, elevando seu grau de investimento.

Lizandra F. Souza é advogada, especialista em consultoria, auditoria tributária e automação na eResult

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