Quer seja no final do mês, no final do trimestre ou no final do ano, os departamentos Financeiro e de Contabilidade têm um objetivo universal: fornecer um fechamento financeiro contábil oportuno e sem falhas.

Se o seu departamento de Contabilidade é como a maioria, você enfrenta prazos apertados, que geralmente resultam em níveis mais altos de estresse e contadores muito desmotivados. O problema é universal: as demandas são cada vez maiores e mais complexas – dados, sistemas, regulamentações – direcionadas para uma Contabilidade que conta com cada vez menos recursos e menos tempo para executar todo esse trabalho.

A boa notícia é que, com a automação financeira, você pode capturar, validar e analisar continuamente seus dados de maneira oportuna e precisa. A integridade de dados, juntamente com o processamento em tempo real, pode melhorar os processos manuais, como a substituição de planilhas do Excel por automação. Embora as planilhas eletrônicas sejam uma ferramenta útil, elas podem ser propensas a erros e não têm como controlar as alterações feitas, diminuindo assim sua efetividade no fechamento financeiro.

Veja mais em “Os riscos da conciliação contábil manual”

A automação reduz a necessidade de entrada manual de dados. Como resultado, as equipes de finanças e contabilidade ganham tempo ao longo do mês para fornecer um valor sem precedentes e de fato se associarem ao negócio.

Isso significa que, em vez de temer que suas posições sejam eliminadas, os contadores podem aprender a desempenhar funções de nível superior, que fornecem suporte e análise estratégicos para os negócios. Isso pode dar a eles um lugar na mesa de decisões no início do mês para colaborar no fechamento de itens e se tornarem mais proativos, em vez de contadores reativos.

Essas habilidades de nível superior também podem capacitar contadores, permitindo que eles se sintam mais valorizados enquanto promovem a retenção de bons talentos para a organização.

Construindo a base para a Transformação Financeira

Se você ainda não possui automação, existem ferramentas prontas para ajudá-lo a começar a melhorar seus processos. Depois de decidir automatizar, sua base será definida.

Aqui estão algumas sugestões para ajudar você a começar:

1. Feche contas inativas (sem atividade, saldo final zero) em seu sistema ERP para limpar o balancete,
2. Consolide diversos pequenos cancelamentos em um diário e publique no início do mês,
3. Automatize lançamentos contábeis recorrentes,
4. Mova as tarefas de fechamento demoradas executadas em períodos críticos próximas ao início do mês,
5. Distribua análises de dados de grandes volumes para revisões semanais.

Comunique-se com a equipe para um fechamento financeiro sem sofrimento

Antes de implementar uma plataforma de automação financeira, é fundamental incluir todos em Finanças e Contabilidade e enfatizar a importância de cada membro da equipe para este projeto. Ao fazer isso, você verá que seus contadores se sentirão responsáveis ​​durante o processo e entenderão a importância do resultado.

Se você depende de departamentos de negócios e regiões fora da Contabilidade, é essencial desenvolver parcerias de negócios com eles no início do processo.

Renove sua lista de verificação de final do mês

Muitas organizações mantêm sua lista de verificação de fechamento de fim de mês em várias planilhas do Excel, SharePoint ou outro sistema. Isso dificulta saber em qualquer momento o que ainda está aberto, o que é crítico para o fechamento.

O objetivo é consolidar e armazenar sua lista de verificação de fechamento, onde ela possa ser visível para todos em seu departamento de finanças e contabilidade. Por exemplo, você pode reunir facilmente todas as listas de verificação de fechamento de fim de mês que estão dispersas em toda a sua organização e transferi-las para uma pasta compartilhada para visibilidade global.

A solução de gerenciamento de tarefas da BlackLine fornece um processo consolidado para todas as suas listas de verificação de final de mês, com status e relatórios em tempo real em apenas um clique.

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*Por Susanna Metzler, Gerente de transformação das finanças na BlackLine

Texto original em inglês: BlackLine Magazine