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COMO OBTER CONFORMIDADE SUSTENTÁVEL DE FORMA EFICAZ

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COMO OBTER CONFORMIDADE SUSTENTÁVEL DE FORMA EFICAZ

Simplifique Seus Processos

Para alcançar a conformidade regulatória sustentável e ao mesmo tempo manter a qualidade, as empresas precisam trabalhar de maneira mais inteligente, não mais difícil. Uma maneira de simplificar seus processos de conformidade e reduzir a dependência de planilhas é condensar o número de controles necessários. Isso pode ser alcançado criando controles de alto nível, o que diminuirá a necessidade de controles e testes de suporte adicionais.

As empresas também podem planejar processos de contabilidade para eliminar controles externos. Por exemplo, ter sistemas de TI gerenciando processos de contabilidade e dados relacionados de ponta a ponta garante a integridade dos dados e não requer verificações de validação adicionais.

As planilhas complicam os controles e a conformidade SOX porque são demoradas e geram erros. Ao simplificar seu sistema de controles, você pode eliminar planilhas desnecessárias usadas para documentar e evidenciar a operação e a eficácia do controle.

Padronize Seus Processos

Padronizar processos minimiza a complexidade e promove uma conformidade mais consistente e eficaz com a SOX. Também reduz o esforço necessário para manter a conformidade, porque os controles são mais fáceis de administrar e auditar.

Embora depender de planilhas torne difícil obter consistência, o software tem fluxos de trabalho definidos com regras, funções e responsabilidades estabelecidas para garantir que os controles sejam executados de forma consistente.

Centralize seus controles

Controles , políticas, procedimentos, fluxos de trabalho e dados relacionados à conformidade centralizados facilitam a auditoria e a supervisão porque apenas pessoas autorizadas podem fazer alterações. E como a tecnologia F&A pode sinalizar novas alterações, as análises só precisam ser feitas por exceção.

Além disso, ter um arquivo corporativo ajuda a garantir que a versão mais atual de um controle ou de sua política ou procedimento relacionado esteja sendo referenciada.

Com o software, esse tipo de documentação está disponível somente leitura para os auditores, o que ajuda a economizar tempo durante uma auditoria. Ele também acelera os processos e torna as atualizações mais fáceis – uma alteração só precisa ser feita uma vez no sistema e, em seguida, será propagada para documentos em toda a empresa.

As planilhas, por outro lado, são ilhas de informações que só fornecem a ilusão de centralização quando são agrupadas em uma visão de toda a empresa.

Certificar no Ponto de Controle

Para ser mais eficaz, o teste, a validação e a certificação de um controle devem ser feitos por aqueles mais próximos a ele. Com esse método, aqueles que estão mais familiarizados com o controle estão fazendo o trabalho, distribuindo as cargas de trabalho para um número maior de pessoas.

Um aplicativo dedicado com fluxos de trabalho para administrar e delegar a execução do processo pode lidar com qualquer volume de certificadores. As empresas que usam planilhas podem limitar a delegação de trabalho porque é muito difícil administrar o processo, as revisões e a coleta de dados.

À medida que os departamentos de finanças e contabilidade montam um caso de negócios para investir em software para gerenciar a conformidade SOX, eles devem incluir em sua avaliação o valor do software que vai além da eficiência. Substituir planilhas por um aplicativo de software bem projetado proporcionará aos executivos maior confiança na qualidade e precisão das demonstrações financeiras.

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