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Como aumentar sua confiança no fim do mês

Como aumentar sua confiança no fim do mês

Por Molly Boyle

Parte 1 da série de posts sobre os riscos dos processos manuais

Como anda sua confiança com o fechamento no final do mês? Os departamentos de contabilidade e finanças têm uma responsabilidade vital de produzir demonstrações financeiras precisas e completas e são fortemente pressionados por isso. Afinal, os negócios dependem desses resultados para uma tomada de decisão eficaz, conformidade, previsão e planejamento estratégico.

A confiança começa com uma saída confiável, mas se esses números são produzidos por processos manuais – bem, não é de admirar que os contadores estejam sentindo a pressão.

O processo mensal de fechamento é sobrecarregado por tarefas manuais e repetitivas (pense em milhares de listas de verificação e fórmulas complexas) que absorvem o tempo valioso dos contadores e introduzem riscos.

Fraquezas e ineficiências no processo de comprovação do balanço patrimonial muitas vezes levam a distorções e deficiências de controle, o que pode resultar em multas e multas caras, deterioração do preço das ações, imagem pública danificada, litígios e até falência.

Precisão e integridade são os objetivos finais, mas a natureza intensamente manual desse processo coloca esses objetivos em risco.

Aqui estão três fatores que introduzem riscos durante o fechamento do mês e a maneira mais eficaz de fechar com confiança.

Reconciliações de conta propensas a erros

Uma reconciliação de conta é tão boa quanto seu saldo final. Se o processo de concordar uma reconciliação com o Razão for manual, ele é inerentemente propenso a erros.

O que acontece quando alguém registra uma entrada tardia ou um trabalho é executado depois do esperado, enviando transações para o Razão, mas não para a planilha? Se não houver nada para alertá-lo sobre esses ajustes, você sempre ficará preso à sensação de: devo verificar três vezes mais uma vez? Eu recebi tudo? Os números são precisos?

Documentos legados

Estamos todos familiarizados com o sentimento de opressão resultante da abertura de um arquivo com 30 guias: “Todo modelo de reserva desde 2013 pode estar lá. Por onde começo? Como sei o que preciso olhar e como vou encontrá-lo?

Muitos processos contábeis começam com uma análise muito pontual de um evento seguinte, sem abordar uma visão 360º do todo. Quando você está preso a esse hábito, pode resultar em arquivos desnecessariamente grandes e confusos.

A realidade é que sua atenção é necessária apenas em uma pequena parte da planilha, mas quando um documento ganha vida própria, ele pode consumir rapidamente um tempo valioso – desgastando-o antes mesmo de começar.

Erros de fórmula

Se uma fórmula em uma dessas 30 guias estiver desativada por uma coluna ou linha, agora você terá um erro difícil de identificar e corrigir. Em planilhas massivas, um pequeno erro pode resultar em uma supervisão ou distorção significativa. E quando os contadores são responsáveis por vários arquivos, torna-se irreal assumir que todas as fórmulas podem ser verificadas minuciosamente a cada mês.

Arraste algo incorretamente, copie e cole no local errado, adicione uma linha extra, pressione backspace muitas vezes e uma pasta de trabalho inteira será comprometida. É por isso que as equipes que estão contabilizando manualmente vivem com o medo de que algo tenha escapado.

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É hora de aumentar sua confiança

A maneira mais eficaz de automatizar tarefas manuais e propensas a erros que esgotam os recursos é uma plataforma de controles financeiros e automação.

Em vez de trabalhar freneticamente no final do mês para agregar dados próximos, você pode importar dados automaticamente para uma plataforma unificada de quase qualquer ERP. Em vez de fazer a correspondência manual de transações por horas ou mesmo dias, você pode sistematizar esse processo e concluir a mesma tarefa em apenas alguns minutos.

E, em vez de lidar com dúvidas sempre que precisar entregar essas demonstrações financeiras, você pode entregá-las com confiança, sabendo que elas são completas e precisas.

A automação financeira reduz erros humanos, aumenta a padronização, melhora a visibilidade, garante controles mais fortes e otimiza as auditorias internas e externas.

As empresas podem economizar uma quantidade significativa de tempo, garantindo um fechamento mais preciso do final do mês. Sem comprometer a qualidade, os contadores podem fechar os livros mais rapidamente do que nunca, deixando tempo para análises críticas e parcerias comerciais.

A plataforma certa prepara as organizações para começar a tomar decisões de negócios e estratégias em tempo real, não atrasadas. E é assim que a contabilidade e as finanças podem finalmente ganhar um lugar na mesa.

Molly Boyle é senior management of solutions marketing da BlackLine

Fonte: Blackline

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