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Estudo de Caso – Nasdaq

Prédio Nasdaq Bolsa de valores Nova York

Estudo de caso da solução Blackline na Nasdaq

Melhorando a visibilidade e a transparência, simplificando as reconciliações em toda a organização

 

“Com o BlackLine, ao invés de quatro revisões por ano, estamos fazendo 12. O que vimos é que o que não estava sendo revisado até o final do trimestre, agora está sendo revisado todos os meses. Como resultado, as finanças trimestrais são preparadas com mais rapidez e precisão “.
—Mike Galus, Vice President, Finance and Accounting, Nasdaq

Fundada em 1971 como um dos primeiros mercados eletrônicos de ações, a Nasdaq expandiu-se para uma empresa global que oferece várias bolsas, soluções de tecnologia e serviços corporativos, incluindo investidores e relações públicas.

O Desafio

Com uma enorme presença global, a Nasdaq opera em 26 países em seis continentes. Embora a expansão seja primordial para a estratégia da empresa, o crescimento adicionou uma enorme complexidade à contabilidade e às operações. De acordo com Mike Galus, vice-presidente de finanças e contabilidade da Nasdaq, “temos uma enorme presença global, atendendo clientes em todos os lugares. Isso criou uma pressão sobre os nossos recursos financeiros e contábeis para acompanhar as diferentes empresas que temos “.

As equipes contábil e financeira se apoiaram em modelos e macros do Excel para realizar a reconciliação. “Era um processo muito manual, complicado. Não havia muita padronização, o que dificultava a síntese das informações, especialmente quando era necessário pesquisar por diferentes arquivos do Excel, todos com diferentes graus de suporte e padrões. Nós também estávamos recebendo pressão dos nossos auditores internos e externos para obter o controle do processo “.

Por que BlackLine

O empurrão para um processo de reconciliação automatizado mais eficiente começou e foi liderado por funcionários que usaram a BlackLine em seus empregos anteriores. “Quando ingressei na empresa e olhei para o processo de reconciliação, percebi que poderíamos ter alguma melhoria”, disse Daisy Pitre, Diretora de Consolidação, na Nasdaq. “Eu fiz parte da equipe de implementação do BlackLine em outra empresa, então eu sabia que havia uma maneira melhor de fazê-lo”.

De acordo com Denise Zerega, diretora-gerente de consolidações globais, na Nasdaq, “Daisy tinha tanto conhecimento no produto que a solução parecia ser moleza. Contratamos e avançamos.

“A equipe reservou três meses para a implementação, lançando o sistema em escritórios dentro e fora dos EUA. Afirmou Galus. É um testemunho para a BlackLine de que implementamos uma melhoria bastante significativa em toda a nossa empresa de forma tranquila. Não foi um sistema muito difícil de implementar. Este é certamente mais um benefício para qualquer usuário potencial que esteja pensando que será difícil mudar. Foi mais fácil do que imaginamos, não encontramos muitas dificuldades.”

Os Resultados

Precisão financeira melhorada, passando de reconciliações trimestrais para mensais. O processo de planilhas anterior era tão oneroso que a revisão de reconciliação só ocorria uma vez por trimestre. Ao automatizar todo o processo, a Nasdaq passou a processar 5.000 reconciliações todos os meses. “Com o BlackLine, ao invés de quatro avaliações por ano, estamos recebendo 12″, disse Galus.  O que vimos é que aquilo que não era revisado até o final do trimestre, agora está sendo revisado todos os meses. Como resultado, as finanças trimestrais são preparadas com mais rapidez e precisão”.

Padrões implementados em toda a organização. Nasdaq agora tem conciliação e padrões consistentes em toda a organização. “Tudo é preparado da mesma maneira agora. Agora, podemos muito rapidamente, antes de liberarmos os resultados, dar confiança ao controlador de que todo o balanço da empresa foi revisado e preparado de acordo com nossas políticas “, disse Galus.

Melhor visibilidade global e transparência para funcionários e auditores, independentemente da localização. Funcionários e auditores internos e externos – podem acessar o BlackLine de qualquer lugar do mundo. “As pessoas não estão mais ligadas a um escritório. O BlackLine torna tudo muito conveniente, pois as pessoas podem fazer login de qualquer lugar e completar suas tarefas “, disse Galus. Além disso, o time já não tem que gastar tempo recolhendo e preparando documentos para auditores internos e externos. “Estamos economizando bastante tempo. Nossos auditores podem entrar diretamente no BlackLine e pesquisar itens por conta própria, sem precisar de nós.

Equipe financeira habilitada para efetivamente apoiar novas aquisições. O BlackLine permite mais agilidade e facilidade à equipe mesmo com a aquisição de novas companhias para o portfólio.  “Tentamos muito garantir que nossa equipe financeira esteja apoiando a equipe de negócios e que trabalhem como parceiros. Queremos tornar as finanças o mais fácil possível para que as equipes de negócios não se tornem um obstáculo “, disse Galus. “Costumávamos levar um mês ou mais para incluir uma nova empresa no nosso processo de reconciliação. Agora é quase instantâneo. Elas são incluídas, configuradas e ativadas. Estamos dando confiança para o controlador de que, quando fechamos um negócio, estamos trazendo-os rapidamente e gerenciando-o no modo Nasdaq. Isso ajuda nossos parceiros de negócios a gerenciar suas empresas de forma mais eficaz porque eles têm informações melhores e mais rápidas na ponta dos dedos “.

Equipe livre para se concentrar em análises e divergências, ao invés de entrada manual de dados. O BlackLine automatiza e padroniza o processo de reconciliação, permitindo que a equipe pratique a verdadeira finança moderna. “Para mim, a finança moderna está assumindo tarefas rotineiras e tornando-as tão automatizadas quanto possível. Com o BlackLine, temos mais tempo para ver por que algo está acontecendo ao invés de simplesmente documentá-lo”, disse Pitre. “O BlackLine nos permite adicionar mais análises e criatividade ao que estamos fazendo no dia-a-dia. Isso liberta seu tempo e sua mente possibilitando fornecer mais valor para a empresa”.

Indústria

Financeira

Região

Global

Implementação

2013

ERP

Oracle

Número de usuários

177

Produtos

Reconciliação de Contas

Impacto no Negócio

Maior precisão, padrões implementados em toda a organização, maior visibilidade e transparência, apoio em novas aquisições, funcionários liberados para se concentrar em análises e divergências.

Faça o download do Estudo de Caso Blackline / Nasdaq

Fonte: www.blackline.com/nasdaq

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