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Estudo de Caso – The Coca-Cola Company

Escritório da The Coca-Cola Company

Estudo de caso - The Coca-Cola Company

Padronizando, Melhorando Controles e Aumentando a Produtividade

Fundada em 1886, a Coca-Cola é a maior empresa de bebidas do mundo com mais de 500 bebidas não alcoólicas entre as quais: refrigerantes, águas, sucos e chás. O portfólio da empresa também possui marcas de 20 bilhões de dólares, distribuídas em mais de 200 países e apreciadas pelos consumidores com taxa de 1,9 bilhões de porções por dia.

“Agora temos uma abordagem prescrita para preparar e documentar reconciliações.
A frequência de reconciliações, o tipo de documentação de suporte e os campos críticos são consistentes independentemente da localização”.
“Quando penso em BlackLine, integrado, transparente, maior visibilidade e controle são as palavras que vêm à minha mente”.
—Eamonn Matthews, Business Process Lead – Accounting & Reporting, The Coca-Cola Company

 

O Desafio

A Divisão Global de Operações Financeiras (GFO) da Coca-Cola gerencia mais de 50.000 contas contábeis. No entanto, os vários sistemas e abordagens utilizados para o processo de reconciliação criaram sérios desafios globais para a empresa. “Para as reconciliações, cada região foi autorizada a determinar o tipo de documentação e tecnologia de suporte que seria usada, desde cópias impressas ao Lotus Notes e ERP SAP.  Além disso, as regiões determinaram a frequência das reconciliações, os envolvidos e os materiais de treinamento”, disse Eamonn Matthews, líder do Processo de Negócio – Contabilidade e Relatórios da Coca-Cola.

Essa abordagem regional para o fechamento financeiro fez com que tivéssemos pouca ou nenhuma padronização – e nenhuma visibilidade para analisar a “grande foto” da empresa durante o fechamento. O processo também era demorado, com mais de 800 pessoas gastando 14 mil horas por mês somente com a reconciliação. ”Cada região criou e coletou suas próprias métricas e manteve a administração e gerenciamento de mudanças das suas soluções em tecnologia”, disse Eamonn.

Porque a BlackLine

No final de 2013, a empresa começou a analisar o processo de reconciliação do balanço e as ferramentas utilizadas. De acordo com Eamonn, “Encontramos grandes preocupações de auditoria. Conclusões fora do prazo, justificativas inadequadas, falta de acompanhamento de itens pendentes e falta de visibilidade geral, tudo precisava ser revisto”.

 

“Um dos fatores mais importantes que nos ajudaram a tomar a decisão foram as referências que recebemos de empresas de tamanho similar ao nosso que já são clientes BlackLine”
“Essas conversas francas formaram uma parte fundamental da nossa justificativa para a parceria com a BlackLine”.
– Eamonn Matthews, Business Process Lead – Accounting & Reporting, The Coca-Cola Company

 

Durante o mesmo período, a Coca-Cola estava instituindo o 2020 Vision, um plano destinado a dobrar a receita dentro da década. Para o GFO, apoiar o plano da empresa significou garantir que todos os processos fossem “padronizados, globais, acessíveis e fáceis de usar” – incluindo as reconciliações do balanço. “Para atender à promessa do Serviço de Negócios Global (GBS) para o 2020 Vision, nós precisávamos analisar todos os processos contábeis e direcionar melhorias e valor comercial”, disse Eamonn. “Melhorar nossas reconciliações de balanço foi o nosso programa piloto”.

A empresa iniciou sua busca por uma solução de reconciliação baseada em nuvem e globalmente acessível, estipulando certos recursos não negociáveis para qualquer novo sistema: certificação automática, regras de administração e alertas automáticos, relatórios e análises melhoradas e painel de controle em tempo real. Após Eamonn e sua equipe avaliarem diversos fornecedores, se decidiram pela BlackLine. “Um dos fatores mais importantes que nos ajudaram a tomar a decisão foram as referências que recebemos de empresas de tamanho similar ao nosso que já são clientes BlackLine”, disse Eamonn. “Essas conversas francas formaram uma parte fundamental da nossa justificativa para a parceria com a BlackLine”.

De acordo com Eamonn, a implantação do BlackLine foi perfeita. “Isso mostra quão boa foi a equipe de implementação, que nós nem precisamos de consultores para nos ajudar a decifrar o que  deveríamos fazer exatamente. Tenho muito respeito pela equipe de implementação da BlackLine. Eles foram absolutamente brilhantes”.

Antes de implantar a plataforma BlackLine, a empresa criou um papel de liderança de negócios globais. “Historicamente, teríamos permitido que cada região personalizasse a tecnologia para suas necessidades locais”, disse Eamonn. “Com uma liderança global, aproveitamos a introdução da BlackLine para implantar a padronização e melhorar os controles. Algumas pessoas sugerem que você deve corrigir o processo antes de introduzir novas tecnologias. No nosso caso, a tecnologia BlackLine nos levou à correção e padronização do nosso processo”.

Os Resultados

Redução em 55% do número de colaboradores envolvidos na conciliação. Anteriormente, o processo de fechamento financeiro exigia a ajuda de 800 pessoas dos serviços compartilhados, fábricas e unidades de negócios. Após implantar a BlackLine, a Coca Cola reduziu o número de pessoas que estavam envolvidas na rotina manual de reconciliação para 360, uma redução de 55%. Até 2016, a equipe pretendia reduzir esse número para 300. A empresa aumentou sua produtividade realocando e permitindo que os colaboradores se concentrassem na análise. “Com a BlackLine, nós conseguimos realocar 40% das nossas reconciliações de balanço para uma equipe central em nosso centro em Manila. Eles cuidam de todas as métricas, relatórios, controles de TI e governança de mudanças”, disse Eamonn.

Economia de US$ 0,6 milhões por ano através do aumento da produtividade. Ao fornecer aos funcionários uma ferramenta de reconciliação que automatiza grande parte do processo de reconciliação, a Coca-Cola viu um aumento de produtividade. Os funcionários gastam menos tempo em tarefas de rotina, o que não só economiza dinheiro, mas permite que os contadores se concentrem em divergências e análises – em vez de entrada e agregação manual de dados. “Estamos vendo uma economia de US$ 0,6 milhões por ano”, disse Eamonn.

Controles aprimorados e processos de reconciliação padronizados em todo o mundo. Com a BlackLine, a Coca-cola possui agora uma metodologia consistente para a preparação e gerenciamento de todas as reconciliações, independentemente da região. “Agora temos uma abordagem prescrita para preparar e documentar reconciliações. A frequência, o tipo de documentação de suporte e os campos críticos são consistentes independentemente da localização”, disse Eamonn. “Quando penso em BlackLine, integrado, transparente, maior visibilidade e controle são as palavras que vêm à minha mente”.

Maior satisfação do cliente. Antes da BlackLine, a consolidação dos dados para várias partes interessadas exigia a geração de vários relatórios de diferentes usuários em cada unidade geográfica – um processo demorado que abria a possibilidade para erros. “Temos partes interessadas críticas que estão interessadas na visão da entidade jurídica e outras que estão interessadas na visão da unidade de negócio. A BlackLine acomoda relatórios de unidades de negócios e entidade jurídica em um único arquivo. Eles podem obter a imagem geral do balanço em vez de ter que combinar vários relatórios de diferentes usuários em cada localização.

Obteve a transparência global de todo o processo de reconciliação em menos tempo. No passado, as reconciliações da empresa foram tratadas regionalmente, o que prejudicava gravemente a visibilidade. Com a BlackLine, Eamonn e a sua equipe agora tem uma verdadeira transparência a nível global, em tempo real. “A funcionalidade de relatórios da BlackLine tornou os dados críticos muito transparentes e acessíveis, incluindo o número de pessoas jurídicas, o valor absoluto do balanço, a porcentagem de registros trimestrais e auto-certificados, o número de contas e a maturidade dos itens”, disse Eamonn. “Eu posso olhar para todas as 272 entidades jurídicas em um painel, e podemos tomar decisões sobre isso versus ter que conversar com 15-20 gerentes de contabilidade”.

RESUMO

Indústria
Alimentos e Bebidas

Região
Global

Implementação
2014

ERP
SAP

Número de usuários
360

Produto
Reconciliação de Contas

Impacto no Negócio
Redução do número de funcionários envolvidos na reconciliação manual e rotineira em 55%, aumento da produtividade com a realocação da força de trabalho para o foco em divergências e análises, economia de US$ 0,6 milhões por ano.

Melhoria de controles e padronização da reconciliação, aumento da satisfação de clientes, ganho de transparência global de todo o processo de reconciliação.

 

Faça o download do Estudo de Caso Blackline/The Coca-Cola Company

Fonte: www.blackline.com/the-coca-cola-company

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