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Melhores Práticas para o Processo de Reconciliação Contábil

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A prática de conciliação contábil é um controle subavaliado, mas fundamental, para garantir a integridade financeira de uma empresa, independente do porte ou da idade.

A prática de conciliação contábil é um controle subavaliado, mas fundamental para garantir a integridade financeira de uma empresa, independente do porte ou da idade. Fraquezas e ineficiências no processo de reconciliação geralmente levam a erros de balanço e imprecisões no final do ano, por isso reunimos neste artigo as melhores práticas para o processo de reconciliação.

Com a chegada do SOX, a chamada ao cumprimento atingiu outro nível. Se o auditor perceber um erro, a empresa pode ser obrigada a revelar uma falha em seus controles. E, se o auditor encontrar uma distorção na revisão do relatório trimestral ou anual e relata que a empresa não pode provar ter descoberto por si só, o erro é considerado uma distorção física que pode exigir divulgação .

Desde a adoção da Lei Sarbanes-Oxley (SOX) em 2002 e outras leis e regulamentos promulgados, tornou-se cada vez mais importante assegurar a precisão das reconciliações entre contas. No passado, se um auditor externo detecta um erro ao rever as demonstrações financeiras de uma empresa, esse erro pode ser corrigido pela empresa com um ajuste manual. Na maioria dos casos, o controlador não teria que emitir uma correção e o auditor não teria que denunciar o erro.

Um ciclo de encerramento financeiro efetivo, preciso e curto (começando com o processo de reconciliação contábil) pode servir de base para avaliar o desempenho do negócio, tomar decisões organizacionais e atender aos requisitos de relatórios externos . A automação do processo de reconciliação contábil é um passo fundamental para alcançar a “integridade do balanço” – e, finalmente, um encerramento rápido e eficiente do período financeiro.

Seguindo esta lista de boas práticas, você poderá realizar conciliações contábeis e um encerramento sem erros:

1. As reconciliações contábeis devem estar completas – nenhuma conta deve ser deixada para trás

Certifique-se de que:

  • Todas as contas devidas sejam reconciliadas, incluindo novas contas;
  • Exista uma única política de reconciliação para toda a organização e que ela seja respeitada;
  • Cada reconciliação inclua um título, uma descrição da conta e procedimentos e/ou instruções sobre como finalizar a reconciliação (contatos aplicáveis, relatórios a serem feitos ou obtidos etc);
  • A documentação que suporta o saldo da conta seja incluída na reconciliação.

2. As reconciliações da conta devem ser precisas

A elaboração e revisão de contas individuais deve ter uma compreensão básica da utilidade da conta e o que precisa ser usado para suportar o balanço patrimonial. Por exemplo, as contas de caixa geralmente exigem o razão geral e um extrato bancário para completar a reconciliação.

Certifique-se de que:

  • Os balanços corretos e atualizados estejam próximos uns dos outros;
  • A reconciliação suporte o balanço e não seja apenas uma repetição do razão geral.

Preste atenção a contas com saldos incomuns (como uma provisão com saldo devedor ou um recebível com saldo credor).

3. As reconciliações contábeis devem ser concluídas e revisadas em tempo hábil

Crie datas de validade para reconciliações. Tenha também um mecanismo para monitorar o status de cada reconciliação. Uma dica: reconcilie as contas de alto risco no início do ciclo para identificar potenciais problemas.

Revise as diferenças não identificadas e faça os ajustes necessários enquanto o período contábil ainda estiver aberto.

4. As conciliações contábeis devem seguir os princípios contábeis apropriados

Siga os princípios contábeis locais e assegure-se de que as reconciliações sejam objetivas, que identifiquem diferenças não identificadas, consistentes e que as transações por trás do balanço sigam a convenção do conservadorismo.

Lembre-se: as reconciliações devem seguir as políticas da empresa, sempre.

4. O processo de reconciliação deve ser constantemente revisto e melhorado

Revise a política de reconciliação contábil para garantir que ela reflita com precisão a posição da empresa. Revisar sistematicamente todo o processo permite identificar melhorias que contribuam para a qualidade e tempo.

Reveja periodicamente os procedimentos de reconciliação e/ou instruções para garantir que eles respondam: o quê? quando? quem? por quê? e como?

Use modelos padrão para diferentes tipos de reconciliação a fim de garantir consistência, facilidade de revisão, precisão e integridade.

As boas ferramentas e processos fornecem uma estrutura para garantir qualidade, precisão e completude. Elas fornecem uma maneira de controlar as atribuições, datas de vencimento e conclusão do trabalho. Um processo automatizado de reconciliação de contas focará as pessoas certas nas atividades certas e permitirá o gerenciamento de informações em tempo real em torno do processo de encerramento contábil.

Fonte: Portal Contábeis

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