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O que é lançamento diário?

Por Michael Schultz*

Cada transação comercial começa com um lançamento diário registrado para fins contábeis. A entrada é então lançada no Razão Geral.

Um lançamento diário devidamente documentado consiste no seguinte:

  • Data Correta
  • Valor (es) que será debitado
  • Valor que será creditado
  • Descrição da operação
  • Número de referência exclusivo (ou seja, número de consulta)

Preparar lançamentos diários contábeis é uma atividade normal para contadores. A maioria das empresas utiliza um sistema contábil de dupla entrada, o que significa que cada transação financeira impacta pelo menos duas contas. Uma conta é debitada e uma conta é creditada. Uma entrada de diário contábil adequada tem valores iguais de débito e crédito.

Para preparar um lançamento diário contábil, é preciso primeiro determinar quais contas devem ser debitadas e quais contas devem ser creditadas. A maneira mais fácil de fazer isso é usar essa equação contábil básica: Ativos = Passivo + Patrimônio Líquido.

Os ativos são registrados no débito ou no lado esquerdo da entrada. Passivos ou Patrimônio Líquido são registrados no crédito ou no lado direito da entrada. Para aumentar uma dessas contas do balanço, a entrada é registrada no mesmo lado que é indicado na equação acima. Para diminuir uma conta do balanço, registre a entrada no lado oposto, como é indicado na equação.

Para entradas que afetam as contas de resultado, a regra geral é que as contas de receita normalmente têm um saldo de crédito (lado direito) e as contas de despesas normalmente têm um saldo de débito (lado esquerdo).

Os perigos de um processo manual

Historicamente, os processos de entrada e verificação diários sempre foram manuais e tediosos. Geralmente, os lançamentos diários são preparados em planilhas, e esse arquivo é enviado por e-mail junto com a documentação de suporte para aprovação do gerente. Uma vez aprovado, o documento é lançado no Razão Geral – às vezes por uma terceira pessoa.

O número de lançamentos diários que as empresas publicam a cada trimestre varia de centenas a milhares, empresas maiores podem ter uma única entrada com mais de 20.000 itens de linha. Imagine a inserção desse volume de dados em uma planilha ou contabilidade geral e imagine como isso pode ser demorado.

É assim que sempre foi feito: um processo ineficiente, acionado por e-mail, com atrasos constantes e desnecessários.

Este processo manual expõe as empresas ao risco desnecessário de fraude e erro humano. As planilhas não validam informações importantes, como números de conta, e, sem regras de validação, entradas que foram registradas incorretamente podem não ser percebidas. A documentação de suporte é geralmente uma cópia impressa armazenada em um arquivo ou fichário que pode ser difícil de encontrar quando um auditor solicita a revisão das entradas.

Qual a solução?

Automatizar seus processos! O módulo “BlackLine Journal Entry” moderniza a experiência dos lançamentos, fornecendo precisão e controle avançados com maior eficiência em todas as etapas do processo. A solução fornece um sistema completo de gerenciamento de registros diários que permite criar, revisar e aprovar os lançamentos, depois certificá-los e armazená-los eletronicamente com toda a documentação de suporte.

Os lançamentos podem ser registrados nos Razões Gerais ou nos lançamentos gerenciais (sub-ledgers) com validação prévia para capturar erros de entrada ou lógica, eliminando as rejeições do Razão. As regras de automação permitem que os lançamentos diários sejam criados e preenchidos com base nos dados e postados automaticamente, reduzindo consideravelmente o trabalho manual em finais de período.

Organizações como a sua reduziram o tempo e o esforço em torno do processamento de lançamentos diários em até 90%. Saiba mais com a eResult!

*Michael Schultz é diretor de Transformação Financeira da BlackLine

Fonte: BlackLine

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