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O RISCO DA RECONCILIAÇÃO MANUAL DE DETALHES TRANSACIONAIS

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O RISCO DA RECONCILIAÇÃO MANUAL DE DETALHES TRANSACIONAIS

Planilhas multicoloridas. Milhares de linhas para combinar e limpar. Tarde da noite diante do fato de que esse não é o motivo pelo qual você se formou em contabilidade… embora saiba que deve haver uma maneira melhor de fazer esta atividade.

Você sabe do que estou falando: reconciliar dados financeiros de fontes diferentes e, especificamente, corresponder manualmente a um volume cada vez maior de transações. Esse processo é tedioso, demorado e propenso a erros, vinculando os melhores talentos e desenvolvendo gargalos no processo de fechamento.

E isso não apenas causa frustração, mas também cria camadas de risco.

O impacto na precisão

A reconciliação de dados transacionais é indiscutivelmente a mais onerosa das tarefas de rotina, mas carrega riscos significativos.

Esse processo gera erros quando você precisa reconciliar centenas de milhares de transações – registros bancários vs. GL, fatura vs. PO, cartões de crédito, dados entre empresas e muito mais. Esse desafio é aumentado ainda mais se você estiver lidando com vários ERPs ou com extrema descentralização.

E, ainda assim, o método predominante de correspondência e reconciliação de transações nas empresas, não importa o tamanho, é manual. Sessenta e um por cento das organizações financeiras são “altamente dependentes” de planilhas, de acordo com uma pesquisa do IMA.

Como resultado, as empresas têm dados limitados em tempo real e resta pouco tempo (se houver) para análises que podem ajudar a identificar erros ou ajustes necessários.

O impacto de ignorar itens em aberto

Se houver uma lógica complexa que precise ser aplicada, um processo de correspondência manual aumentará a possibilidade de uma correspondência falsa. Os relacionamentos um para muitos ou muitos para muitos entre as fontes de dados, juntamente com o tempo limitado para trabalhar com o alto volume, podem deixar os contadores sem outra opção a não ser fazer suposições. E essas suposições nem sempre são precisas, abrindo a porta para entradas perdidas e erros nas demonstrações financeiras.

As apostas são mais frequentes quando o volume aumenta. Individualmente, problemas e erros geralmente são irrelevantes. No entanto, quando não são abordados ou identificados, essas pequenas anulações individualmente podem somar rapidamente a erros mais significativos e anulações inesperadas.

No que diz respeito às contas gerenciadas de itens em aberto, o esforço adicional necessário para limpar sistematicamente as transações aumenta a carga. Como resultado, as empresas geralmente permitem que itens em aberto se acumulem no balanço patrimonial.

Além do risco do balanço e da exaustão dos funcionários, altos volumes de saídas em aberto não esclarecidas podem criar desafios mais amplos, incluindo problemas de desempenho do sistema e atrasos no processo de fechamento.

O impacto sobre o talento e os resultados

As organizações procuram os líderes financeiros para apoiar iniciativas estratégicas. Por fim, eles só podem ser parceiros de negócios bem-sucedidos quando dados financeiros confiáveis ​​estão disponíveis e quando a conformidade é alcançada de forma consistente.

Quando as equipes de contabilidade e finanças dependem de processos manuais, lutam para se concentrar em áreas de maior risco e analisar tendências – especialmente nos horários de pico do mês.

Os principais talentos têm o conjunto de habilidades e o esforço para fornecer informações que agregam valor e, no entanto, passam a maior parte do tempo nas áreas que precisam ser concluídas, como reconciliar contas bancárias ou compensar itens em aberto. A força bruta é necessária apenas para chegar à linha de chegada e isso deixa pouca capacidade para qualquer outra coisa.

Os contadores gastam tempo e dinheiro obtendo seu diploma, estudando para o exame CPA e acompanhando as mudanças regulatórias, como pronunciamentos contábeis, ao longo do caminho. Quando eles finalmente conseguem um emprego, gastam 75% do tempo em tarefas repetitivas, baseadas em planilhas.

Sim, combinar e reconciliar é um requisito crítico, mas se a liderança e os contadores estiverem alinhados com a intenção de utilizar melhor os recursos contábeis, é hora de ajudá-los a repensar o processo.

A solução é a automação de processos

O processo de reconciliação e a comprovação dos saldos contábeis estão no centro da responsabilidade de um contador. Os dados financeiros são negociados em vários locais e, portanto, o processo de reconciliação envolve sistemas e fontes diferentes.

Uma solução de automação de processo corresponde automaticamente a muitas transações com base na lógica definida pelo usuário. Uma autocertificação e um fluxo de trabalho inteligente incorporam maior controle nos processos. Reduzir o volume com automação libera os contadores para se concentrarem nas exceções, permitindo que os problemas sejam identificados mais cedo e acelerando o processo de fechamento.

A automação também garante precisão. Em vez de depender de um contador para filtrar volumes e volumes de dados, a lógica baseada no sistema faz isso automaticamente.

Quer saber mais sobre como começar o processo de automatização do seus processos contábeis e financeiros? Baixe o e-book “A Jornada da Automação Fnanceira” em nossa central de Recursos e veja como promover essa jornada em sua organização.

Fonte: BlackLine

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