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Os riscos da conciliação contábil manual

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Os riscos da conciliação contábil manual

executivo se escondendo com notebook

Por Redação

A Conciliação Contábil é fundamental para garantir a integridade financeira de uma empresa. Qualquer erro neste processo se reflete no balanço patrimonial e no fechamento do exercício, impactando diretamente na gestão e nas tomadas de decisão. Essa, contudo, está longe de ser uma tarefa fácil (como já vimos aqui!).  As equipes de finanças e contabilidade conhecem bem os problemas que podem ocorrer quando se inicia uma conciliação, especialmente quando os dados são provenientes de diferentes fontes e a atividade é realizada manualmente. Aqui, vamos falar sobre os principais riscos de não contar com um sistema específico para ajudá-lo nesta missão.

Para começo de conversa, muitas vezes, a quantidade de contas contábeis e de informações de lançamentos é tão grande, que acaba inviabilizando a realização manual de todas as conciliações e a utilização de sistemas baseados em planilhas, expondo a empresa diante das auditorias interna e externa. Como consequência, os inúmeros ajustes na contabilidade para atender as demandas das auditorias e para a aprovação dos Informes Oficiais geram uma elevada carga de trabalho, que impacta nas funções do dia-a-dia, refletindo em risco fiscal e financeiro junto aos órgãos governamentais e agentes reguladores da Comissão de Valores (caso das companhias abertas).

Além desses, há também outros fatores de risco que merecem atenção.  Um deles é a perda do histórico da conciliação e dos ajustes, que são realizados sem um fluxo de aprovação de executivos responsáveis pela companhia. Outro, a falta de acompanhamento dos lançamentos de ajustes, que necessitam ficar em aberto em diferentes exercícios contábeis até que sua solução seja encontrada e sua conciliação, finalizada.

No caso da conciliação de impostos, o risco pode estar na diferença entre os valores apurados e o pagamento dos Impostos. A política de cálculo no Brasil é bastante complexa e conta com um agravante: o fato da escrituração dos documentos fiscais de compra e venda de uma empresa ser feita em um ERP, e toda a parte de apuração, geração das guias de pagamento, créditos e débitos dos impostos, em sistemas fiscais e contábeis específicos de mercado. Vale lembrar que, dependendo dos tipos de impostos, esses sistemas podem até trabalhar em regimes de competência diferentes, como PIS e Cofins.

Já na área financeira, o risco pode estar relacionado ao meio de pagamento. Por exemplo, imagine uma empresa de vendas on-line ou do segmento de varejo, que tem toda sua estratégia financeira de recebimento baseada nos cartões de crédito. Os valores recebidos das operadoras precisam coincidir com os valores recebidos no caixa e que são efetivamente contabilizados. Mas isso quase sempre não acontece por vários fatore como: taxa de administração das operadoras, valores considerados recebidos em competências diferentes, valores não contabilizados – tanto nas operadoras, quanto na contabilidade – e todos fatores de risco que abrangem este processo tão complexo e volumoso, vivenciado também em vários segmentos do mercado brasileiro.

A conclusão é que uma conciliação mal executada pode colocar tudo a perder. Cabe à empresa avaliar se quer ou não correr todos esses riscos.

Conheça nossa oferta e veja como podemos ajudá-lo em seus processos de Conciliação Contábil.

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