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Se o fechamento de final de mês estiver “quebrado”, não conserte!

Contabilidade contínua: o sucesso significa sempre se adaptar, inovar e melhorar.

Por Zach Deming

Aqui está um fato: o fechamento do mês está quebrado.

No blog “Why Did The Accountant Cross the Road (Por que o contador cruzou a estrada) , a ideia de fazer as coisas do jeito que sempre foram feitas foi colocada em xeque. “Não vamos atravessar a estrada só porque fizemos isso no ano passado”. Ou você pode dizer, vamos construir novas estradas, novas maneiras de melhorar a pontualidade e a precisão do fechamento.

Bem, construir novas estradas é difícil. E o melhor caminho a seguir começa por consertar os buracos.

Essa é a ideia por trás do conselho da Ventana Research para adotar uma abordagem de melhoria contínua: não pense em um estado final fictício como meta. O objetivo em si é a melhoria contínua. Sucesso significa sempre se adaptar, inovar e melhorar.

A Contabilidade Contínua não é o destino, mas uma jornada que proporciona melhoria contínua na qualidade, precisão e eficiência das operações contábeis. Mas começar é sempre o mais difícil, então aqui estão seis passos para você começar.

Passo 1: Pergunte a seus contadores

Quais são seus maiores desafios e gargalos mais dolorosos?

Pergunte aos seus contadores. As pessoas mais envolvidas com o esforço manual costumam ser as que têm as melhores ideias sobre como simplificar os processos existentes.

De fato, os procedimentos mais manuais e arriscados são os mais fáceis de melhorar e de automatizar, ideais para os primeiros passos de sua jornada.

Passo 2: Escolha os frutos mais fáceis de colher

Ganhos rápidos e o time to value acontecem quando você encontra e escolhe aquele processo que consome muito tempo sem uma boa razão (veja o Passo 1).

Quantas contas de saldo zero você está reconciliando todo mês? Você está correspondendo e reconciliando manualmente as transações da conta bancária para encontrar exceções? Automatize isso para que você possa se concentrar apenas nas exceções.

Etapa 3: Otimizar antes de automatizar

Divida em componentes menores os processos em lote, agende esses componentes com mais frequência e incorpore-os às atividades diárias. Quando seus processos estiverem aprimorados e padronizados, automatize sempre que possível.

Um exemplo é uma conta pré-paga. Você registra uma transação no primeiro dia do mês a cada período, mas salva a reconciliação da conta associada no final do mês? Quando você está fazendo sua análise de fluxo?

Automatize a análise semanal e mensal – durante o fechamento – em vez do próximo mês, trimestre ou ano.

Passo 4: Monitore os resultados com frequência

Aproveite a atividade contínua para revisar constantemente as saídas e investigue alertas de análise de fluxo, exceções e anomalias.

Ao se afastar da análise manual de transações em planilhas, você pode se concentrar apenas em exceções e anomalias e fazer ajustes conforme necessário, em tempo real.

Ao monitorar de perto seu fechamento financeiro e gerenciá-lo por exceções, você vai pegar e resolver distorções antes que eles causem problemas. Isso irá naturalmente distribuir o trabalho do final do mês para o início do período.

Passo 5: Revise os resultados

Em uma base mensal ou trimestral, analise os resultados de sua jornada de Contabilidade Contínua. Descubra as macrotendências, identifique os processos e controle as lacunas. Compare sucessos versus objetivos originais – o que funcionou e o que não funcionou?

Em  The Value of Continuous Accounting for Business (O Valor da Contabilidade Contínua para Negócios), a Ventana Research descobriu “uma correlação entre a frequência de revisões de processos e a obtenção de melhores resultados: 67% das empresas que revisam mensalmente os processos disseram ter conseguido encurtar seu fechamento, comparado a 50% que realiza essa revisão trimestral e apenas 10% para quem faz ao ano”.

Passo 6: Corrigir e Repetir

Combinando o conhecimento adquirido no estágio de revisão, corrija e repita. Volte ao Passo 1 e concentre-se em um nível mais desafiador de melhorias e as lacunas mais arriscadas e críticas. Há novos problemas descobertos à luz do tempo livre? Este é o início da sua próxima rodada de melhorias.

Adaptar ou…

Você já ouviu isso milhares de vezes e você sente isso todos os dias: você precisa fazer mais com menos. Além dos riscos associados a práticas contábeis e financeiras desatualizadas, a natureza cada vez mais complexa dos ciclos de negócios globais significa que as empresas que demoram a modernizar suas operações contábeis estão em desvantagem competitiva.

“A única constante no mundo dos negócios de hoje é a mudança implacável”, diz Mario Spanicciati, diretor de estratégia da BlackLine. “A sobrevivência é determinada pela capacidade de adaptação e evolução de uma organização, e o sucesso é concedido àqueles que definem a vantagem competitiva.”

Você pode melhorar as coisas abraçando uma cultura de melhoria contínua. As equipes financeiras de melhor desempenho sabem que o sucesso significa sempre se adaptar, inovar e melhorar. Isso não deve ser desanimador. É inspirador.

Todos os dias podem ser melhores que os últimos e você terá muito menos obstáculos no caminho para seus fechamentos.

Fonte: Blackline

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